Checklist de um evento: veja dicas do que não pode faltar

Organizar um evento não é tarefa fácil. São muitos os detalhes tantos quantos são os profissionais envolvidos. Além disso, os produtos e serviços que devem estar alinhados para dar tudo certo no grande dia. Seja uma festa, um casamento ou algum compromisso corporativo, é sempre importante preparar um checklist para não deixar nada de fora e ter todos os detalhes sob controle. Para que o evento saia como programado, é importante ter em mãos tudo o que for necessário, desde a organização até o final.

Para ajudar no processo de construção de um evento, listamos algumas dicas importantes que não podem ficar de fora. Anote aí: 4

1. Defina o público: que tipo de evento você vai preparar? Com base nessa informação, será possível definir o público: é aniversário, casamento, festa de 15 anos, confraternização da empresa, workshop? Ou seja, será um evento com família, amigos, outros tipos de convidados ou o pessoal da empresa?

2. Data, local e horário: antes de mais nada, escolha, defina e reserve a data, com o local e o horário. A partir daí você conseguirá passar para outras etapas, como checar se os fornecedores que você quer contratar estão disponíveis e poderão atender o evento.

3. Orçamentos: com as informações básicas, comece a levantar os orçamentos dos itens que você terá no evento: palco, sonorização, iluminação, cerimonial, buffet, atrações musicais e artísticas, entre muitos outros.

4. Fornecedores: o quanto antes, escolha os fornecedores, seja pelo orçamento mais em conta, seja pelo gosto da organização. Isso evita de perder a data de algum deles e já garante que o fornecedor comece a trabalhar e pensar no seu evento. 4

5. Cronograma: estabeleça um cronograma, que pode incluir diversas questões, desde divulgação, venda de ingressos, envio de convites, visitas técnicas, degustação, entre outros aspectos.

6. Equipe: para o dia do evento, tenha uma equipe afinada, que saiba do roteiro do evento e possa trabalhar com maestria. Além disso, é importante também um sistema de comunicação entre os membros da equipe a fim de que possam conversar entre si em locais diferentes.